Privacybeleid (Laatste update april 2026)

Ekonomik Accountants d.o.o. (“Ekonomik”) is officieel geregistreerd in het Register van Persoonsgegevensbestanden dat wordt bijgehouden door de Montenegrijnse Autoriteit voor de Bescherming van Persoonsgegevens en Vrij Toegang tot Informatie (AZLP), de bevoegde Montenegrijnse Toezichthoudende Autoriteit voor de Bescherming van Persoonsgegevens. Deze registratie weerspiegelt Ekonomik's formele nalevingskader met betrekking tot toepasselijke activiteiten voor de verwerking van persoonsgegevens onder de Montenegrijnse wetgeving.

Afhankelijk van de aard van de opdracht kan Ekonomik optreden als:

• Een verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, waarbij het de doeleinden en middelen voor de verwerking bepaalt; of
• Een verwerker van persoonsgegevens, waarbij het persoonsgegevens verwerkt namens een cliënt en in overeenstemming met de toepasselijke overeenkomst, schriftelijke instructies en wettelijke vereisten.

In overeenstemming met de toepasselijke Montenegrijnse regels inzake gegevensbescherming, heeft Ekonomik het interne beleid, de procedures en de verplichte documentatie geïmplementeerd die nodig zijn voor haar bedrijfsactiviteiten, waaronder, indien van toepassing:

• Een Interne Regeling inzake de Bescherming van Persoonsgegevens.
• Verplichte registers van persoonsgegevensbestanden / gegevensverzamelingen, inclusief, indien relevant, registers met betrekking tot werknemers, kandidaten en derden.
• Een Kader voor de Verwerkersovereenkomst (DPA) voor relaties waarin Ekonomik persoonsgegevens verwerkt namens cliënten.
• Een Privacybeleid voor externe communicatie en websitegebruik, indien vereist; en
• Andere ondersteunende documentatie en interne maatregelen die redelijkerwijs vereist zijn om de naleving van de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens te ondersteunen.

Indien wettelijk vereist en afhankelijk van de structuur van de relevante verwerkingsactiviteiten, onderhoudt Ekonomik ook of ondersteunt de relevante interne registers, toegangsbeperkingen, vertrouwelijkheidsverplichtingen, organisatorische maatregelen en wettelijke indieningen of meldingen die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens in Montenegro.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u?

• De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken omvatten:
• Basisidentificatiegegevens, zoals uw naam, achternaam, titel, functie, werkgever en relatie tot een rechtspersoon of natuurlijke persoon.
• Contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en correspondentiegegevens.
• Facturerings- en betalingsgegevens.
• Bedrijfs-, compliance- en onboardinggegevens.
• Gegevens met betrekking tot werkgelegenheid, salarisadministratie, vergunningen en opdrachtverlening, indien relevant voor de diensten.
• Persoonsgegevens die zijn opgenomen in documenten, archieven en correspondentie die ons worden verstrekt tijdens het leveren van diensten; en
• Alle andere persoonsgegevens die u ons vrijwillig verstrekt of die ons rechtmatig worden verstrekt in verband met onze diensten.
• In beperkte gevallen, en alleen indien wettelijk toegestaan of vereist, kunnen wij ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van diensten, de naleving van de wet, de instelling of verdediging van rechtsvorderingen, of een andere geldige wettelijke basis.

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• Rechtstreeks van u.
• Van uw werkgever, vertegenwoordigers, groepsonderdelen of gemachtigde contactpersonen.
• Wanneer u met ons communiceert via e-mail, telefoon, online vergadertools, contactformulieren of persoonlijk.
• Tijdens onboarding, contractering en dienstverlening.
• Uit openbare registers, bevoegde autoriteiten en andere rechtmatige openbare bronnen; en
• Van tegenpartijen, adviseurs, softwareleveranciers of servicepartners indien relevant voor de opdracht en wettelijk toegestaan.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Om vragen, verzoeken en communicatie te beantwoorden.
• Om cliënten te onboarden en acceptatie-, compliance- en administratieve procedures uit te voeren.
• Om boekhoudkundige, fiscale, salarisadministratie, advies-, juridische ondersteunings-, bedrijfsadministratie- en gerelateerde professionele diensten te leveren.
• Om onze relatie met u te beheren en te administreren.
• Om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, contractuele en interne beleidsverplichtingen.
• Om facturen op te stellen en betalingen te administreren.
• Om de beveiliging, integriteit en continuïteit van onze systemen en gegevens te handhaven.
• Om wettelijke rechten en vorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
• Om met u te communiceren over onze diensten indien toegestaan door de wet.

Op welke basis verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen indien wij een passende wettelijke grondslag hebben, waaronder:

• Wanneer verwerking noodzakelijk is om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst of voor de uitvoering van een overeenkomst.
• Wanneer verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
• Wanneer verwerking gebaseerd is op uw toestemming, indien toestemming vereist is.
• Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van legitieme belangen, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving; of
• Op een andere wettelijke grondslag zoals erkend onder de toepasselijke Montenegrijnse regels inzake gegevensbescherming.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Ekonomik bewaart persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, inclusief voor de duur van de betreffende opdracht, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, nalevingsvereisten, verjaringstermijnen en de bescherming van wettelijke rechten en belangen.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Indien noodzakelijk en wettelijk toegestaan, kunnen wij persoonsgegevens delen met:

• Ons personeel en bevoegde interne teamleden.
• Cliënten en hun bevoegde vertegenwoordigers.
• Gelieerde entiteiten en professionele partners die betrokken zijn bij de desbetreffende opdracht.
• IT-, software-, hosting-, payroll-, archiverings- en administratieve dienstverleners die onder de passende verplichtingen vallen.
• Bevoegde autoriteiten, rechtbanken, toezichthouders en overheidsinstanties indien openbaarmaking wettelijk vereist of toegestaan is; en
• Andere derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de levering van diensten of de bescherming van wettelijke rechten.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten Montenegro, indien van toepassing, zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten en passende waarborgen.

Hoe beschermen wij persoonsgegevens?

Ekonomik past passende technische, organisatorische en personeelsgerelateerde maatregelen toe die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking, misbruik of toegang. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde personen op basis van noodzaak ("need-to-know") en onderworpen aan vertrouwelijkheids- en interne controlemaatregelen. Dit weerspiegelt het beschermingsmaatregelenraamwerk vereist onder de Montenegrijnse wetgeving.

Uw rechten

Onderworpen aan de voorwaarden en beperkingen van de toepasselijke wetgeving, kunnen betrokkenen het recht hebben om:

• Verzoek tot inzage in hun persoonsgegevens.
• Verzoek tot rectificatie of actualisering van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verzoek tot wissing indien de verwerking onwettig is of niet langer gerechtvaardigd.
• Bezwaar te maken tegen of beperking van bepaalde verwerking te vragen.
• Toestemming in te trekken indien de verwerking is gebaseerd op toestemming; en
• Een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in Montenegro.

De Montenegrijnse wetgeving vereist ook dat betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerkingsverantwoordelijke, het doel en de wettelijke grondslag van de verwerking, het type verwerkte gegevens, de ontvangers, en de rechten op inzage en rectificatie.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Ekonomik kan dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om juridische, regelgevende, operationele of servicegerelateerde wijzigingen weer te geven. De meest recente versie zal op de relevante pagina worden gepubliceerd of anderszins beschikbaar worden gesteld.

Contact

Voor vragen met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens door Ekonomik, kunt u contact met ons opnemen via onze officiële contactgegevens gepubliceerd op onze website of in de engagementsdocumentatie.

Laatst bijgewerkt: april 2026